Ένα retreat δεν ξεκινά από την τοποθεσία.
Ξεκινά από τον σκοπό.
Το πρώτο ερώτημα που πρέπει να απαντηθεί δεν είναι «πού θα πάμε;».
Είναι:
Γιατί θέλουμε να γίνει αυτό το retreat;
Όταν κάποιος συμμετέχει σε ένα retreat, αυτό που τελικά θυμάται είναι οι στιγμές.
Το μέρος που επισκέφθηκε. Οι άνθρωποι που γνώρισε. Ένα μάθημα που τον άγγιξε. Μια συζήτηση που δεν περίμενε να κάνει. Ένα πρωινό με θέα, μια δραστηριότητα, μια εκδρομή ή απλώς εκείνη την αίσθηση ότι για λίγες ημέρες μπόρεσε να απομακρυνθεί από την καθημερινότητά του.
Ο συμμετέχων δεν χρειάζεται να γνωρίζει όλα όσα έχουν προηγηθεί για να μπορεί εκείνος να ζήσει την εμπειρία του ήρεμα.
Γιατί πίσω από ένα καλά οργανωμένο retreat που μοιάζει να «κυλάει φυσικά» υπάρχουν πολλές ώρες σχεδιασμού, δεκάδες αποφάσεις και αρκετά πράγματα που έχουν προβλεφθεί πριν ακόμη εμφανιστούν ως ανάγκη.
Άλλο πρόγραμμα χρειάζεται μια ομάδα που θέλει ξεκούραση και ευεξία, άλλο μια σχολή που θέλει να συνδυάσει εκπαίδευση και εμπειρία και άλλο μια εταιρεία που θέλει να ενισχύσει τη σύνδεση μεταξύ των στελεχών της.
Ο προορισμός, οι δραστηριότητες, το ξενοδοχείο και ακόμη και οι ώρες του προγράμματος πρέπει να υπηρετούν αυτόν τον στόχο.
Αν ξεκινήσεις ανάποδα, επιλέγοντας πρώτα έναν όμορφο προορισμό και προσπαθώντας μετά να «γεμίσεις» τις ημέρες με δραστηριότητες, τότε απλά, έχεις οργανώσει ένα ωραίο ταξίδι.
Όχι απαραίτητα ένα καλό retreat.
Ο σωστός προορισμός δεν είναι πάντα ο πιο εντυπωσιακός
Μία από τις σημαντικότερες αποφάσεις είναι η επιλογή του τόπου.
Και εδώ δεν αρκεί να είναι όμορφος.
Πρέπει να εξεταστούν η πρόσβαση, οι πτήσεις, οι μετακινήσεις, η εποχή, οι καιρικές συνθήκες, οι αποστάσεις, οι δυνατότητες του ξενοδοχείου, οι χώροι στους οποίους θα πραγματοποιούνται τα μαθήματα ή οι συναντήσεις και φυσικά οι ανάγκες της συγκεκριμένης ομάδας.
Ένα ξενοδοχείο μπορεί να είναι εξαιρετικό για διακοπές αλλά εντελώς ακατάλληλο για retreat.
Μπορεί, για παράδειγμα, να μην υπάρχει ήσυχος χώρος για ένα πρωινό μάθημα, να χρειάζονται καθημερινές μετακινήσεις ή να μην υπάρχει η απαιτούμενη ιδιωτικότητα για την ομάδα.
Όλα αυτά είναι λεπτομέρειες που ο συμμετέχων πιθανότατα δεν θα μάθει ποτέ.
Θα το καταλάβει όμως αμέσως αν μπεί στην αίθουσα και απλά δεν υπάρχουν.
Το πρόγραμμα χρειάζεται ρυθμό, όχι απλώς δραστηριότητες
Ένα από τα συχνότερα λάθη στη διοργάνωση είναι η υπερφόρτωση.
Θέλουμε να προσφέρουμε πολλά και καταλήγουμε να γεμίζουμε κάθε διαθέσιμη ώρα.
Μάθημα. Εκδρομή. Γεύμα. Άλλη δραστηριότητα. Μετακίνηση. Επόμενο μάθημα.
Όμως ένα retreat χρειάζεται και χώρο.
Χρόνο για ξεκούραση. Χρόνο για προσωπική επεξεργασία. Χρόνο για να γνωριστούν οι άνθρωποι μεταξύ τους. Χρόνο ακόμη και για να μη συμβαίνει τίποτα.
Η σωστή ροή ενός προγράμματος είναι ίσως από τα πιο δύσκολα σημεία στον σχεδιασμό.
Ο συμμετέχων δεν πρέπει να αισθάνεται ότι κυνηγάει συνεχώς το επόμενο πράγμα.
Πρέπει να αισθάνεται ότι το πρόγραμμα τον υποστηρίζει.
Πριν φτάσει η ομάδα, έχει ήδη ξεκινήσει ένα ολόκληρο ταξίδι οργάνωσης
Πτήσεις, δωμάτια, λίστες συμμετεχόντων, διατροφικές ανάγκες, transfers, τοπικοί συνεργάτες, οδηγοί, αίθουσες, εξοπλισμός, ώρες γευμάτων, δραστηριότητες, ειδικά αιτήματα.
Και αυτά είναι μόνο τα προφανή.
Υπάρχουν οι αλλαγές της τελευταίας στιγμής. Μία πτήση που αλλάζει ώρα. Ένας συμμετέχων που χρειάζεται διαφορετικό δωμάτιο. Μια δραστηριότητα που πρέπει να μετακινηθεί λόγω καιρού. Ένα λεωφορείο που πρέπει να βρίσκεται στο σωστό σημείο την κατάλληλη στιγμή.
Η καλή διοργάνωση δεν σημαίνει ότι δεν θα συμβεί ποτέ κάτι απρόβλεπτο.
Σημαίνει ότι όταν συμβεί, υπάρχει κάποιος που γνωρίζει τι πρέπει να κάνει.
Και, ιδανικά, ο συμμετέχων δεν θα αντιληφθεί ποτέ το πρόβλημα.
Οι σωστοί συνεργάτες κάνουν τεράστια διαφορά
Κανένα retreat δεν διοργανώνεται πραγματικά από έναν άνθρωπο μόνο.
Πίσω από την εμπειρία υπάρχει ένα δίκτυο συνεργατών: ξενοδοχεία, οδηγοί, μεταφορικές εταιρείες, τοπικοί συνεργάτες, εκπαιδευτές, χώροι, εστιατόρια και άνθρωποι που αναλαμβάνουν διαφορετικά κομμάτια της διοργάνωσης.
Η επιλογή τους δεν μπορεί να γίνεται μόνο με βάση την τιμή.
Χρειάζεται αξιοπιστία, ταχύτητα επικοινωνίας, συνέπεια και δυνατότητα διαχείρισης του απρόβλεπτου.
Γιατί όταν ταξιδεύεις με μια ομάδα ανθρώπων, το «θα δούμε όταν φτάσουμε» δεν είναι στρατηγική.
Υπάρχει και κάτι ακόμη που δεν μπαίνει σε κανένα Excel: η ομάδα
Κάθε ομάδα έχει τη δική της δυναμική.
Υπάρχουν άνθρωποι περισσότερο κοινωνικοί και άλλοι πιο εσωστρεφείς. Άνθρωποι που ταξιδεύουν συχνά και άλλοι που αισθάνονται ανασφάλεια. Κάποιοι θέλουν να συμμετέχουν σε όλα και κάποιοι χρειάζονται περισσότερο προσωπικό χρόνο.
Η καλή διοργάνωση λαμβάνει υπόψη και αυτή την ανθρώπινη πλευρά.
Δεν αντιμετωπίζει τους συμμετέχοντες σαν αριθμούς σε μια rooming list.
Προσπαθεί να δημιουργήσει τις συνθήκες ώστε διαφορετικοί άνθρωποι να μπορούν να συνυπάρξουν, να αισθανθούν ασφαλείς και να απολαύσουν την εμπειρία με τον δικό τους τρόπο.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν κάποιος συμμετέχει μόνος του και δεν γνωρίζει κανέναν πριν από το ταξίδι.
Μέσα σε λίγες ημέρες, άνθρωποι που ξεκίνησαν ως άγνωστοι μπορεί να έχουν δημιουργήσει πραγματικές σχέσεις.
Αλλά και αυτό χρειάζεται το κατάλληλο περιβάλλον για να συμβεί.
Η ποιότητα βρίσκεται κυρίως σε όσα έχουν προβλεφθεί
Η ποιότητα ενός retreat δεν φαίνεται μόνο στο ξενοδοχείο ή στο πρόγραμμα.
Φαίνεται στο αν κάποιος σκέφτηκε τι θα συμβεί όταν βρέξει.
Στο αν υπάρχει αρκετός χρόνος ανάμεσα σε δύο δραστηριότητες.
Στο αν οι συμμετέχοντες γνωρίζουν εγκαίρως τι χρειάζεται να έχουν μαζί τους.
Στο αν η ομάδα φτάνει κάπου και όλα είναι ήδη έτοιμα.
Στο αν υπάρχει άνθρωπος διαθέσιμος όταν προκύψει μια ανάγκη.
Στο αν υπάρχει εναλλακτική όταν κάτι δεν πάει σύμφωνα με το αρχικό πλάνο.
Αυτές οι λεπτομέρειες δεν είναι εντυπωσιακές.
Είναι όμως αυτές που επιτρέπουν στον συμμετέχοντα να χαλαρώσει.
Γιατί τελικά αυτό είναι το ζητούμενο
Ένα σωστά οργανωμένο retreat πρέπει να δίνει στον άνθρωπο την αίσθηση ότι μπορεί για λίγες ημέρες να αφήσει κάτω την ευθύνη της οργάνωσης.
Να μην αναρωτιέται πού πρέπει να πάει, τι πρέπει να κανονίσει ή αν κάποιος έχει φροντίσει την επόμενη ημέρα.
Να μπορεί απλώς να είναι εκεί.
Να συμμετέχει.
Να ξεκουραστεί.
Να μάθει.
Να γνωρίσει.
Να βιώσει.
Στην Better World πιστεύουμε ότι αυτό είναι ένα από τα μεγαλύτερα σημάδια μιας πραγματικά καλής διοργάνωσης:
ο συμμετέχων να βλέπει την εμπειρία και να έχει τα καλύτερα οφέλη από αυτήν.
Γιατί πίσω από κάθε όμορφη και «εύκολη» στιγμή ενός retreat, έχουμε φροντίσει πολλές μικρές λεπτομέρειες ώστε εκείνη η στιγμή να μπορέσει απλώς να συμβεί.
